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第9回『企業の対応スケジュール 』

2015年5月31日

こんにちは(#^.^#) 伊藤総合会計事務所です! 私どものブログは経営者の方に、お役に立てる情報を定期的にご案内いたしますので、ぜひご一読の上ご参考ください。 今回は「マイナンバー制度」についての記事を書きたいと思います  

 

平成27年10月からのマイナンバー制度の開始以後、企業は従業員から個人番号を取得し関連帳票への記載が求められます。 
非常によろしくないことに、この制度を導入した政府自体がまだ十分に準備が整っていないために、国としての整備の充実化と企業の対応が同時に進むことになります。 

細部では混乱も予想されますが、当面の企業の対応としてはどのような見通しを持って行えば良いのでしょうか。 

 

初動の対応は平成27年10月前から 


 

個人番号が通知されるのは平成27年の10月からですので収集はそれ以降ですが、社内の対策はもっと前から始めなければなりません。 

出来るだけ早くから本制度の情報収集や理解の促進を進め、従業員への通知を行い、従業員教育を施します。必要な企業は顧客などへの教育も必要です。 

銀行や証券会社、保険会社など、従業員とは異なる顧客から個人番号を取得しなければならない企業の場合はそれ以外の企業よりも力を入れなければなりません。 

すなわち、預金者や保険の契約相手となる顧客に対し教育を施し、マイナンバー制度の説明をするために勉強会を開くなどの工夫が必要になります。 

大切な個人情報を何故提出しなければならないのか、高齢者でも分かるように体系立てた理解促進のための教育の場を提供する必要があるかもしれません。 

本来は国が行うべきものですが、一般企業と違って顧客からの番号取得が必要なこれらの企業はその分の重荷を背負わされることになります。 

同年5月頃からは社内で用いるシステム内で変更が必要な個所を洗い出し、改変を加えます。例えばワードやエクセルで管理する社内ファイルに個人番号を記入するカラムを設けるなどです。 

6月頃からはそれらファイルやシステムへアクセスできる権限者の設定やアクセス制限の設定などセキュリティ関連の整備を行います。 

もしこれらの作業を自前で行えない場合は外部の企業にシステム構築を発注することになりますが、その場合でも上記の作業で洗い出された要改変事項がある程度分かっているので発注先との意思疎通に役立ちます。 

システムを外部に発注すれば数週間から数か月の期間を要しますので、これもできるだけ早い方が良いでしょう。 
発注先が納品してきたシステムを7月~8月頃には社内システムに組み込み仮稼働してみます。9月までには動作テストを行い、動作不良や改善点があれば補正作業が入ります。 

10月からは個人番号が通知されてきますから同時に従業員等から取得作業が始まります。 
平成28年1月からは番号制度が実稼働しますので行政手続き等の際に番号の記載が求められることになります。この時に記載・提出ができるように準備しておかなければならないわけです。 

平成28年1月の制度開始前の番号収集について 


 

マイナンバー制度が開始されるのは平成28年の1月です。 

通知は平成27年10月から行われますが、制度運用の開始時期は平成28年の1月になります。それ以前に個人番号を収集することは問題ないのでしょうか。 

この点は問題なく、事前に番号を収集し特定個人情報ファイル(個人番号関係の情報をまとめたもの。紙媒体や電子媒体など)を作ることは認められています。 

番号制度について問い合わせ窓口などはあるのか? 


 

本制度につては内閣府などが随時情報をアップし啓発活動に勤めていますが、国内では初めての制度であるため細かい箇所は不明なところも多くあります。 

電話でそうした疑問を聞ける問い合わせ窓口はありますが、実際の所、このコールセンターの職員も即席で教育・編成された部隊であり、もしかしたらあなたよりも知識がないかもしれません。 

往々にしてこういったコールセンターには突貫的に教育された臨時職員が配置されるため、担当者ごとに細部の理解が異なったりすることがあるので注意が必要です。 

運用は平成26年からですのである程度の経験値は積んでいると思いますが、回答によどみがあったり信頼性が持てない場合は他のオペレーターに再確認したり、上役に確認を求めるなど工夫が必要かもしれません。 
当該窓口は電話番号は、0570-20-0178(全国共通ナビダイヤル)です。 

制度の啓発活動を行うポータルサイトはhttp://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/ 
になります。出来るだけ早く情報の収集を開始しましょう。

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