第7回『企業がマイナンバーを取得する際の手順』

2015年5月28日

こんにちは(#^.^#)　伊藤総合会計事務所です！私どものブログは経営者の方に、お役に立てる情報を定期的にご案内いたしますので、ぜひご一読の上ご参考ください。今回は「マイナンバー制度」についての記事を書きたいと思います

会社の担当者がいきなり従業員に対して「あなたの個人番号を教えてくれ」といっても従業員は困惑してしまいます。
中にはまだマイナンバーのことを知らない人もいるかもしれません。この点は政府の広報戦略の下手さに責任があると言えましょう。当の責任者である政府内でも実のところ対応整備が不十分でシステム上の整備も数年かけて整備されるものです。

マイナンバー制度は国政上も比較的大きな新制度になるので、そのような場合は実用の開始には混乱がつきものです。試行錯誤しながら目の前の問題に対処を繰り返すことで成熟した制度に仕上がっていくのです。

企業の対応としてはこのことを頭に置きながら、「当面は文句を言われることが無い程度の対応」をしていくことになります。
前回の「利用目的の通知」も含めて、どのような手順で個人番号を取得すれば良いのか見ていきましょう。

① 従業員教育
まずは早い時点からマイナンバー制度の存在を従業員に知らせておくことが望ましいです。
知らないことは個人の責任とはいえ、個人番号の提出を拒むなどの事態が生じれば余計な手間と時間がかかります。

最低でも
・平成27年10月以降に役所から個人番号が書留で送られてくること
・個人番号は住民票コードとは違い、源泉徴収や社会保険関係の手続きのために社内で必要になること
・それに伴って会社による個人番号の取得が法律上必要になること
を事前に文書等で伝えておく方が良いでしょう。

② 「利用目的」の通知
社内ＬＡＮやその他の手段を用いて利用目的を通知する体制を整えておきます。
前述の通り、責任を法律にかからしめて、「〔行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律〕に定める目的のために利用する」と記載し、法律のＵＲＬを記載すると良いでしょう。紙媒体でしか準備できない場合は法律文の全体を記載したファイルなどを準備すればなお良いでしょう。

③ 本人確認
個人番号の提出を受ける際には企業には本人確認が求められます。つまりその個人番号が、それを提出する本人の物であるとの照合が求められるわけです。

Ａさんが提出してきた番号が、実は不正取得したＢさんの物だったということがあってはならないからです。
本人確認の方法は、提出者が「番号カード」を取得していればそれの提示で足ります。
番号カードは顔写真が掲載されているのでそれ1点でＯＫですが、前述の通り取得は必須ではありませんから所持していない者が多いと思われます。

個人番号カードが無くても「通知カード」は全員に郵送されてきますから必ず持っています。これを使う場合は「通知カード」+「運転免許証」等の合わせ技で本人確認とすることができます。

税制上や社会保険関係の扶養家族がいる場合は当該被扶養者の個人番号の提出も必要になります。
この場合、その被扶養者の本人確認はどのようにするかというと、扶養者（個人番号提出者）に被扶養者の本人確認義務がかけられているため、会社としてはタッチしなくてもよいことになります。

さらに、この本人確認は、雇用関係にある従業員などであって、人違いであるなどの危険が無い場合は省略しても良いことになっているので、多くの企業では省略が可能です。いちいち自分の従業員に免許証を持ってこさせる必要はないということです。

取得するのが講演料等を支払う講演者等の場合は雇用関係にないので本人確認が必要になるということです。
詳しくは政府公表の資料に記載がありますので確認してみて下さい。
http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/faq/pdf/q4-3-1.pdf

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