第6回『従業員等からマイナンバーを取得する時の注意』

2015年5月27日

こんにちは(#^.^#)　伊藤総合会計事務所です！私どものブログは経営者の方に、お役に立てる情報を定期的にご案内いたしますので、ぜひご一読の上ご参考ください。今回は「マイナンバー制度」についての記事を書きたいと思います

マイナンバー制度は「マイナンバー法」、「番号法」（以下：「番号法」）などと称される法令（法律本体や関連する法規命令や規則の集合体）によって運用されますが、マイナンバーそのものや、個人番号カードに記載されるその他の情報は個人情報でもあります。個人情報は「個人情報保護法」の適用を受けますから、当該法にも配慮して利用しなければなりません。

番号取得の際には「利用目的の明示」が必要

これまでも顧客などからの個人情報の入手の際にはその利用の目的を相手方に通知しなければならず、それ以外の利用は原則できませんでした。

マイナンバーも同じように取得の際にはその利用を明確化するために相手に同事項を通知しなければなりません。
そして通知した以外の目的には個人番号は利用できません。そしてその通知する目的は、番号法で認めたもの以外には設定できません。

この点、個人情報保護法上は個人の名前や住所などは企業の裁量の範囲が広く、相手方に通知し、その同意を得ていれば様々な目的のために利用できました。しかし番号法上の個人番号の利用は企業側の裁量はなく、番号法で認めた利用目的のためにしか利用できません。

冒頭で述べた「国や行政の目的達成のために企業が利用されている」というのは、マイナンバー制度は企業の裁量が無く、結局企業は利益目的で運用できるものではないからです。

利用目的の明示を行っていても企業側には積極的なメリットはなく、ただ単にそれをしないことによる責めを免れるだけです。本人の同意があっても法で定められた利用範囲を超えて利用してはならないのです。

国のガイドラインでは利用目的の明示は就業規則に明記するなどが推奨されていますが、なかなかの手間ですので社内ＬＡＮを用いた通知でも良いとされています。

個人番号の提出者に通知する必要がある利用目的は？

例えば「源泉徴収票の作成の為」としか通知していない場合は社会保険関係の手続きには利用できませんのでその関係帳票には記載できないことになります。大変面倒ですが、全ての利用目的を通知する必要があります。

それでは箇条書きでどんな事項を通知する必要があるかということになりますが、税金や社会保険の行政事務の為に利用することは決まってはいますが、今後どのような利用法が加わるかはまだ決定的ではないのです。そのため現段階で箇条書きにして通知してもそれで万全ではないことになります。

従って現段階で就業規則の改定などをしても手間が無駄になってしまう恐れがあります。
これを防ぐには社内ＬＡＮなど運用が機動的なシステムを用いて、個人番号が必要になる実務が発生する都度書き加えていく方が確実です。

しかしこれも中小零細企業ではそのようなシステムを用いていない所も多いので使える会社は限定的です。
そこで、包括指定しまう方法があります。これは番号法の正式名称である「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」にかからしめて個別具体的な利用範囲を記載しない方法です。

例えば、「個人番号の取得は日本国内法〔行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律〕に定める利用法の範囲で利用するために行われます。」と記載し、当該法が公表されているＵＲＬなどを記載して、必要があれば各自に確認を求めるという方法です。

これならば今後この法律の改定が行われた場合や、関連する政令や規則の改定・追加にも対応できます。
関連する政令や規則は別個にＵＲＬを記載しなくても、法律本体にヒモづけされているので不要です。政令や規則は「法律（番号法）」を頂点としてその下に位置し、法律から実務的な細則などを決めるために作られるものです。これらをまとめて「法令」として扱われます。

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